Agora que você definiu seus objetivos e determinou os elementos que precisa incluir em seu evento híbrido, é hora de começar a planejar seu programa. Nas próximas seções, examinaremos alguns desafios comuns enfrentados e como resolvê-los, além de como criar a agenda perfeita e manter os participantes envolvidos.
Evitando desafios e armadilhas comuns
Existem alguns dilemas comuns que os planejadores enfrentam ao colocar esses programas híbridos em ação. Descrevemos a seguir, juntamente com dicas e truques para ajudá-lo a evitar essas armadilhas.
Certifique-se de que é um evento, mas duas experiências
Os eventos híbridos são um ato de equilíbrio. Eles se equilibram entre participantes presenciais e virtuais e, portanto, devem equilibrar essas duas experiências. Por um lado, você terá que entregar seu conteúdo de forma diferente para os dois grupos. Você terá que se certificar de que seu serviço de streaming de vídeo está funcionando corretamente e que seus apresentadores estão preparados para serem gravados e falar na frente de uma câmera. No entanto, você não quer que seu evento híbrido pareça dois eventos totalmente diferentes, é um evento com duas experiências. Certifique-se de que seu conteúdo seja relevante para os participantes presenciais e virtuais e não tenha atividades conjuntas planejadas que isolem um grupo da participação.
Mantenha o conteúdo envolvente
Seu conteúdo é indiscutivelmente ainda mais importante durante um evento híbrido do que durante um evento local. É muito mais difícil manter os participantes virtuais engajados na frente da tela do computador. Para manter o conteúdo envolvente, certifique-se de que será bem traduzido no vídeo. Incorpore enquetes ao vivo ou perguntas e respostas para manter os participantes virtuais envolvidos. E certifique-se de que as sessões tenham uma duração digerível, ninguém quer assistir a um discurso de abertura de cinco horas.
Navegando em fusos horários
Um dos benefícios de hospedar um evento híbrido é que os participantes podem comparecer virtualmente de todo o mundo. No entanto, isso representa o desafio de acomodar os diversos fusos horários dos participantes virtuais. Será difícil para um participante baseado na Califórnia assistir a um discurso ao vivo às 8h30 horário do leste dos EUA. Certifique-se de que as sessões que você está oferecendo aos participantes virtuais possam ser acessadas sob demanda. Se possível, ofereça a mesma sessão ao vivo várias vezes para que as pessoas possam comparecer em um horário que seja adequado para elas e ter a experiência ao vivo.
4 elementos de um evento híbrido de sucesso
Existem quatro elementos-chave para qualquer evento de sucesso: conteúdo, comunidade, patrocínio e análises. Nesta seção, explicaremos como executar esses elementos especificamente para um evento híbrido.
Conteúdo
Conforme mencionado anteriormente, o conteúdo é rei em seu evento híbrido. Você deseja garantir que os participantes presenciais e virtuais estejam igualmente envolvidos. É aqui que a mentalidade “um evento, duas experiências” entra em jogo. Você não pode entregar o mesmo conteúdo da mesma maneira para os dois grupos. Aqui estão algumas ideias de como atender seu conteúdo de forma diferente para seus participantes virtuais e presenciais:
Tenha um representante no local dedicado exclusivamente aos seus participantes virtuais
Os participantes locais provavelmente terão alguém no palco ou pódio falando com eles diretamente durante o dia. Isso pode fazer com que os participantes virtuais se sintam excluídos ou ainda mais longe da ação. Resolva esse problema fazendo com que um de seus coordenadores de eventos se dirija apenas aos participantes virtuais. Eles podem falar com os participantes especificamente sobre suas experiências virtuais e apresentar sessões apenas virtuais ou oportunidades de networking.
Crie conteúdo separado para seus participantes virtuais
Algumas de suas sessões maiores, como sua apresentação principal, serão vistas por seus participantes locais e virtuais. Mas não faça seus participantes virtuais assistirem aos participantes locais em uma sessão de rede interativa. Ofereça aos seus participantes virtuais entrevistas exclusivas apenas virtuais com especialistas do setor ou painéis de discussão com líderes de pensamento. Designe efetivamente as sessões locais e virtuais por meio de seus caminhos de registro personalizados, para que nenhum participante se registre nas sessões incorretas.
Ofereça seu conteúdo sob demanda
Conforme abordado anteriormente, manter a atenção de um participante na frente de uma tela de computador é muito mais difícil do que manter a atenção de um participante no local. Seus participantes virtuais podem ter que fazer mais pausas durante o dia, ou podem apenas participar do evento por uma ou duas horas por vez. Certifique-se de que a maior parte do seu conteúdo seja oferecido sob demanda, para que os participantes virtuais possam acessá-lo em um momento mais conveniente.
Mantenha todos informados e animados com sua agenda
Durante um evento no local, é bastante comum anunciar aos participantes quais sessões ou tópicos serão introduzidos após um intervalo. Certifique-se de oferecer essa mesma experiência para seus participantes virtuais. Faça com que seu representante virtual no local lembre seus participantes virtuais da programação da agenda, para que eles participem da próxima sessão. Você pode até usar uma experiência de app gamificada para mantê-los entretidos durante o intervalo e animados para a próxima sessão.
Mudando para uma mentalidade de “produtor de eventos”
Criar um evento híbrido de sucesso dá muito trabalho e você deve se considerar o designer desse programa de eventos. Você está encarregado de criar uma agenda que atenda aos participantes presenciais e virtuais, e depende de você criar um programa que seja envolvente e eficaz. Abaixo estão algumas perguntas-chave que você deve fazer a si mesmo ao produzir sua agenda de eventos híbridos:
Quanto tempo durarão suas sessões?
Suas sessões durarão uma hora? Meia-hora? 15 minutos? Uma variedade de comprimentos? Você deseja encontrar um equilíbrio na duração da sua sessão. Eles devem ser longos o suficiente para que todas as informações que você preparou possam ser compartilhadas, mas também devem ser concisos o suficiente para que os participantes virtuais permaneçam focados e envolvidos.
Quantas sessões você fará por dia?
Você não quer sobrecarregar as pessoas com informações e conteúdo. Os participantes locais estarão mais propensos a querer assistir a mais sessões, visto que viajaram uma grande distância para comparecer pessoalmente. No entanto, seus participantes virtuais provavelmente terão uma capacidade de atenção menor estando na frente de uma tela de computador. Uma solução é oferecer menos sessões ao vivo por dia para seus participantes virtuais, para que não fiquem sobrecarregados. Em vez disso, ofereça mais conteúdo sob demanda que eles possam acessar quando quiserem.
Você terá sessões diferentes para participantes virtuais e presenciais?
Ao criar seus caminhos de registro, haverá certas sessões que são apenas para participantes presenciais e certas sessões que são apenas para participantes virtuais? Por exemplo, você deseja hospedar uma sessão de rede pessoal que os participantes virtuais não experimentarão? O que você oferecerá a esses participantes virtuais? Decida como seus caminhos de registro serão diferentes para os diferentes participantes.
Comunidade
Os participantes no local têm o benefício de experimentar a comunidade em primeira mão em um evento. É muito mais fácil para eles interagirem pessoalmente, ter conversas orgânicas e estabelecer conexões. No entanto, existem maneiras de trazer essa comunidade para o seu público virtual também.
Incorpore enquetes ao vivo e perguntas e respostas em suas sessões
Conecte seu público virtual e local com ferramentas como votação ao vivo e perguntas e respostas ao vivo. Durante uma sessão, incentive ambos os públicos a enviar perguntas e responder aos tópicos da enquete para que eles se envolvam e possam interagir uns com os outros. Seu participante virtual pode fazer uma pergunta que nunca passou pela cabeça de seu participante local ou vice-versa. Esta é uma grande oportunidade de ganhar o dobro do conhecimento e o dobro do feedback.
Crie sessões virtuais colaborativas
Se os participantes presenciais estiverem em sessões de grupo, dê a seus participantes virtuais a mesma oportunidade. Muitos provedores de streaming virtual podem criar salas de descanso durante a reunião. Reúna seus participantes virtuais e faça com que se conectem em grupos menores para que também possam construir essa comunidade.
Patrocínio
Dólares de patrocínio são vitais para qualquer programa de evento. Portanto, seus patrocinadores devem receber o mesmo (ou mais) valor de seu evento híbrido que receberiam de um evento local. Há muitas maneiras de colocar seus patrocinadores diante de seus participantes virtuais e presenciais e criar alto valor. Abaixo estão algumas idéias para você começar:
- Anúncios de banner em aplicativos para celular
- Notificações via push
- Sessões patrocinadas
- Página de patrocinadores do site do evento
- Estandes de patrocinadores físicos e virtuais
- Comerciais patrocinados antes de acessar o conteúdo sob demanda
Analytics
Suas ações pós-evento são tão importantes quanto o que você faz durante um evento. Hospedar um evento não significa nada se você não obtiver nenhuma percepção. Certifique-se de enviar uma pesquisa pós-evento para ter uma ideia de qual conteúdo repercutiu nas pessoas e como os participantes se sentiram em relação às experiências no local em relação às virtuais. Além disso, dê uma olhada nos dados dos participantes durante o evento. Faça um acompanhamento com os participantes que participaram de muitas sessões, fizeram muitas perguntas ou se envolveram com seus patrocinadores.
Um plano para o desconhecido
Os últimos meses foram imprevisíveis. Mas todos nós aprendemos muito com essa experiência. Uma das lições mais importantes que aprendemos é estar preparado. Incorporar eventos virtuais e híbridos em seu programa total de eventos será uma peça chave de sua estratégia de eventos enquanto navegamos nestes próximos meses desconhecidos. Eventos presenciais ao vivo nunca sairão de moda, mas nunca é demais ter um plano de backup. Torne os eventos híbridos seus.
